電子帳簿保存法に対応したシステムの導入

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法は、ペーパーレス化を促進するために導入された日本の税法の一部です。企業や個人事業主が税務関連の帳簿や書類を電子データとして保存することを認め、その要件を定めています。2022年の法改正により、電子取引のデータ保存が義務化され、対応が急務となりました。これにより、業務効率化やコスト削減が期待される一方、対応が遅れると法的なリスクが生じる可能性があります。特に中小企業や個人事業主にとっては早めの対応が重要です。

電子データ保存の要件

電子帳簿保存法に従ってデータを保存する場合、改ざん防止のために一定の要件を満たす必要があります。例えば、タイムスタンプを付けて作成日時を記録したり、システムの信頼性を確保する必要があります。

スキャナ保存

紙で受け取った書類をスキャンして保存することも認められていますが、スキャン時の処理が厳密に管理されている必要があります。

電子取引のデータ保存

電子メールで受け取った請求書やオンライン取引の記録も電子データとして保存することが義務付けられています。これらは紙に印刷して保存することは認められず、そのままの形で電子データとして保持する必要があります。

保存期間

帳簿や書類は、従来の紙の帳簿と同様に原則7年間保存しなければなりません。税務調査などで必要な場合、適切に保存された電子データをすぐに提供できる体制が求められます。

メリット

業務効率化

ペーパーレス化により、事務作業が軽減されます。

保存スペース削減

紙の書類を保管する場所が不要になります。

検索性向上

電子データなら簡単に検索して必要な書類をすぐに見つけることができます。

デメリット・注意点

システム導入コスト

法に準拠したシステムを導入するための費用が発生します。

セキュリティ対策

改ざん防止やアクセス管理などの強固なセキュリティが必要です。

税務調査への対応

法の保存要件を満たさない場合、税務調査でペナルティを受ける可能性があります。

電子帳簿保存法に対応するためのシステム設計要件

電子帳簿保存法に準拠するためには、法的要件を満たしつつ、業務効率化を図るシステム設計が重要です。具体的には、以下の設計ポイントに注意する必要があります。

タイムスタンプ管理

目的: データの改ざん防止と信頼性確保。
設計要件: すべての電子帳簿や取引データに対して、作成や保存時にタイムスタンプを自動付与できる仕組みを設計します。タイムスタンプは国税庁の要件に従い、改ざん防止が保証されている信頼性の高いものを使用することが必須です。

データの改ざん防止機能

目的: データの信頼性を確保し、法に適合するため。
設計要件: データ保存後に内容の変更ができないようにするための技術的な対策（例：デジタル署名、暗号化、アクセス制御）を導入します。アクセスログの記録や、どのユーザーがどのデータにアクセスしたかを追跡できる監査ログの機能も設計に含めることが求められます。

検索機能の実装

目的: 必要な帳簿や取引データを迅速に検索・取得するため。
設計要件: データは取引日付、取引先、取引金額などの条件で検索できるように設計します。また、検索結果を日付範囲や金額範囲で絞り込む機能を搭載することが必要です。これにより、税務調査などの際に迅速なデータ提供が可能となります。

見読性の確保

目的: 保存データを人が容易に確認できるようにするため。
設計要件: PDFや画像ファイル、スプレッドシートなど、誰でも読みやすい形式でデータを保存し、要求があった際にすぐ表示・印刷できるようにします。システムが多くのデータ形式に対応できることが重要です。

長期保存とバックアップ機能

目的: 7年間（場合によっては10年）の保存期間中にデータが失われないようにするため。
設計要件: データの定期的なバックアップ、クラウドストレージへの保存、または物理的な保管場所へのコピーなど、複数の保存方法を取り入れ、災害やシステム障害時にもデータが復元できる仕組みを構築します。データは暗号化して保存し、適切に保護します。

アクセス管理とセキュリティ対策

目的: データへの不正アクセスを防止するため。
設計要件: 役職や業務に応じたアクセス制御（RBAC: Role-Based Access Control）を導入し、特定のユーザーのみが特定のデータにアクセスできるように設計します。また、パスワード管理や二要素認証（2FA）、データ暗号化のセキュリティ対策も必須です。

適正事務処理要件の対応

目的: システムだけでなく、運用体制も法に準拠させるため。
設計要件: システム利用者が定期的にデータの整合性や運用状況をチェックし、記録を残すことができる機能を設計に含めます。例えば、定期的な運用レポートを自動生成し、管理者に通知する機能を設けるとよいでしょう。

まとめ

電子帳簿保存法に準拠するためのシステム設計では、タイムスタンプや改ざん防止機能、検索機能、セキュリティ管理など、法律で定められた厳密な要件に対応する必要があります。また、長期保存や災害対策も考慮し、データの信頼性と保護を強化した設計が求められます。こうしたシステム導入により、企業は効率的に業務を進めつつ、法的リスクを最小限に抑えることが可能です。