属人的な業務体制を改善するには、情報を一元管理する共通の「箱」を構築し、更新・取捨選択の体制を整えることが重要です。これにより、今までやっていたからという理由で意味のない引き継ぎ書の作成がなくなり、引継ぎ効率が向上し、組織の持続可能な運営が実現します。
目次
特定の人にしか理解されていない業務が存在し、その人が辞めると業務が滞る可能性がある。
業務が多岐にわたると、マニュアルの所在や内容が分からなくなり、特定の人に依存する体制が強化される。
特定の従業員に依存することで、その人が辞めると業務に大きな影響が出るため、経営者は従業員の顔色をうかがうような経営を余儀なくされる。
引継ぎ期間が短く、十分な引継ぎが行えない状況が続くと、顧客対応にも影響が出る。
顧客ごとに特定のキーマンが存在し、その情報が個々人に依存していると、引継ぎが不完全になりやすい。
情報がエクセルやスプレッドシート、チャットなど、様々なツールに散在しているため、統一された情報管理ができず、非効率が生じる。
顧客接点に関する情報を、組織全体で同じ場所に格納し、誰でも迷うことなくアクセスできるようにする。
この「箱」を社内で公開し、複数人の目に触れることで、誤った情報が残らない健全な体制を作り上げる。
日常業務の中で、確認された情報を適宜更新できる体制を整える。
過去の情報をすべて一度に更新するのではなく、必要な情報を効率的に更新していく体制を作る。
社内外で重要視される情報は、定期的な更新とメンテナンスを行う。
一方で、重要度が低く、閲覧頻度の少ない情報は更新を後回しにする方針を持つ。
顧客目線で、価値の高い情報を選別して更新することが重要。見られていない情報については、その理由を分析し、改善策を講じる。
属人的な業務体制から脱却するためには、情報管理を統一し、誰でもアクセスできる共通の「箱」を作ることが重要です。日々の業務の中で情報を更新する体制を整え、効率的に情報を取捨選択することで、組織全体の業務効率を向上させることができます。これにより、特定の従業員に依存するリスクを減らし、持続可能な経営が可能となります。
